Een evenement aanvragen

De aanvraag loopt volledig digitaal via EagleBe en moet je aanmelden wanneer:

• het evenement plaatsvindt op openbaar domein
• het evenement op privéterrein doorgaat en publiek toegankelijk is voor minstens 250 personen
• vergunningen vereist zijn zoals een geluidsafwijking, parkeerverbod, schenken sterke dranken, …

Bovendien moet je de aanvraag tijdig indienen

• 6 weken op voorhand voor evenementen met minder dan 500 personen
• 12 weken op voorhand voor evenementen met meer dan 500 personen
• 14 weken op voorhand voor wielerwedstrijden
• 4 maanden op voorhand voor pop-up horecazaken

LET OP! Als je deze termijnen niet respecteert, kan je aanvraag niet tijdig verwerkt worden.

Kleinschalige evenementen

Adviezen worden opgevraagd bij betrokken diensten die binnen de 10 werkdagen advies geven.

• Indien geen extra vergunningen nodig zijn, krijg je hierna antwoord.
• Indien vergunningen nodig zijn, dan wordt je aanvraag voorgelegd op het eerstvolgend college van burgemeester en schepenen. Na de zitting krijg je het besluit.

Grootschalige evenementen

• Je wordt uitgenodigd op de evenementencel om je aanvraag toe te lichten. De evenementencel bestaat uit afvaardiging van de Brandweer, Lokale politie, Medische discipline, Logistiek, Noodplanning en het Evenementenloket.
• Wanneer je op vraag van de evenementencel je dossier hebt aangepast en vervolledigd, worden de adviezen bij de betrokken diensten opgevraagd die binnen de 10 werkdagen advies geven.
• Je aanvraag wordt voorgelegd op het eerstvolgende college van burgemeester en schepen. Na de zitting ontvang je het besluit.

Kostprijs

De aanvraag is gratis. Voor vergunningen zoals bijv. inname openbaar domein zal nagegaan worden onder welke bepalingen jouw evenement valt en of je hiervoor al dan niet moet betalen.

Gebruik van het openbaar domein

In reglement belasting op het gebruik van openbaar domein kan je nagaan of je al dan niet moet betalen voor het gebruik. Als organisator ben je zelf verantwoordelijk om het openbaar domein tijdig vrij te maken en in nette staat achter te laten.

Nutsvoorzieningen (water en elektriciteit)

Indien je water of elektriciteit nodig hebt voor je evenement vermeld je dit in je evenementaanvraag. Er zal eerst nagegaan worden of er aansluitingen mogelijk zijn op de gevraagde locatie. Het retributiereglement is van toepassing. (link retributiereglement)

Mobiliteit

Tijdelijk Aanvullend Reglement (TAR) over wegverkeer

Is er voor je evenement parkeerverbod nodig of wil je hiervoor een straat afsluiten vermeld dit dan in je evenementaanvraag. Indien goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen wordt verkeerssignalisatie voorzien door de stad.

Tonnagebeperking

Houd rekening met de tonnagebeperking voor de op- en afbouw van je evenement. Vrachtwagens en andere voertuigen met een max. toegelaten massa van meer dan 7,5 ton mogen niet rijden in het centrum van Aalst tijdens de spits. Dit geldt het hele jaar door, ook tijdens schoolvakanties.

• ochtend: van 7.45 tot 8.45 uur
• namiddag: van 15.30 tot 16.45 (woensdag van 11.30 tot 12.30 uur)

Een vrachtwagen mag wel stilstaan tijdens de tijdspanne van de tonnagebeperking, bijvoorbeeld om te laden of lossen, maar mag niet rijden.

Toegang autovrij gebied met gemotoriseerd voertuig

Wanneer je voor je evenement de toegang nodig hebt in één van de onderstaande zone(s) bijv. voor op- en afbouw, moet dit 14 dagen vóór het evenement aangevraagd worden via het evenementenloket.

Voertuigen zonder vergunningen worden door de camera’s geregistreerd, automatisch wordt een proces-verbaal opgemaakt en er volgt een GAS-boete voor de eigenaar.

Tijdelijke bewegwijzering

Als je wil werken met tijdelijke bewegwijzering moet je dit vermelden in je evenementaanvraag. Het is niet mogelijk om bewegwijzering aan te vragen voor een pop-up bar.

Als je aanvraag wordt goedgekeurd, krijg je een unieke referentiecode. Die moet zichtbaar zijn op iedere pijl die je ophangt. Er staat geen beperking op het aantal pijlen dat je mag aanbrengen. De pijlen mogen niet groter zijn dan 0,30m op 0,75m. Je mag ze niet ophangen aan verkeerslichten, verkeersborden en straatmeubilair. Je zorgt er uiteraard ook voor dat voetgangers en andere weggebruikers niet gehinderd worden door de pijlen.

Als je een pijl wil hangen in de buurt van een natuurgebied (Osbroek – stadspark, Gerstjens, Kluisbos en Somergembos, Kapellemeersen, Kravaalbos en Herenbos), moet je contact opnemen met de dienst Leefmilieu op het nummer 053 77 9300 of via groen@aalst.be.

Je mag de pijlen ten vroegste 48 uur voor de start van je evenement ophangen en je moet ze 48 uur na afloop verwijderen. Doe je dit niet, dan volgt een sanctie: per pijl tel je 50 EUR neer!

Geluid

Wetgeving algemeen

• Geluidsoverlast bij dag: Iedereen is verplicht zich zodanig te gedragen dat anderen niet meer dan noodzakelijk door geluid gehinderd worden. Elk gerucht of rumoer bij dag is verboden, wanneer het zonder noodzaak wordt veroorzaakt, wanneer het te wijten is aan een gebrek aan voorzorg en wanneer het van aard is de rust van de inwoners te verstoren.
• Nachtlawaai: Het is verboden zich schuldig te maken aan nachtgerucht of nachtrumoer, tussen 22 uur en 6 uur, waardoor de rust van de inwoners kan worden verstoord

Geluidskader

Om een goed evenwicht te houden tussen beleving en de leefbaarheid in de stad werd op 10/2/2020 door het College van Burgemeester en schepenen het volgend geluidskader vastgesteld.

Categorieën:

• Categorie 1: maximaal geluidsniveau ≤ 85 dB (A) LAeq,15min
• Categorie 2: maximaal geluidsniveau > 85 dB (A) LAeq,15min en ≤ 95 dB (A) LAeq,15min

Indoor-evenementen

• Vergunde gemelde (ingedeelde inrichtingen): bij wet geregeld (Vlaremwetgeving)
• Niet-vergunde, niet gemelde (niet-ingedeelde inrichtingen): Afwijking 12 X per jaar, max. 2 per maand, max. 24 kalenderdagen (Vlaremwetgeving)
  • Activiteiten die middernacht overschrijden = 2 kalenderdagen
• Nacht van vr. op zat - nacht van zat. op zo - nacht voor feestdag
  • Categorie 2 = tot 4 uur
  • Categorie 1 = van 4 tot 5 uur
  • Einde muziekactiviteit = 5 uur
  • Andere nachten Categorie 2 = tot 2 uur
  • Categorie 1 = van 2 tot 3 uur
  • Einde muziekactiviteit = 3 uur

Outdoorevenementen

Catering / ambulante handel

• De wetgeving herbruikbaar cateringmateriaal houdt in dat dranken niet geserveerd mogen worden in wegwerpverpakkingen tenzij 95% ervan gescheiden wordt door recyclage. De bewijslast hiervan ligt bij de organisator.
• Schenk je sterke dranken tijdens je evenement dan kan je dit aanduiden in je evenementaanvraag. Indien je geen inwoner bent van groot-Aalst moet je een moraliteitsattest aanvragen bij je eigen stad/gemeente en dit aan je aanvraag toevoegen.
• Plaats je ambulante handel zoals bijvoorbeeld een hamburgerkraam of foodtruck dan vermeld je dit in je evenementaanvraag. De uitbater van het kraam moet het document ambulante handel invullen en dit samen met zijn leurkaart, verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en technische keuringen zowel aan het evenementenloket als de dienst Economie bezorgen.

EHBO

Organiseer je een klein of groot evenement, dan is het steeds belangrijk even stil te staan bij de inzet EHBO.

Voor kleinschalige evenementen wordt vanuit de stad gevraagd dat er minimaal een EHBO koffer aanwezig is. De lijst met de inhoud van deze koffer voeg je toe aan de aanvraag.

Afhankelijk van de aard van de activiteit zal bij grootschalige evenementen de inzet van een hulpverleningsorganisatie nodig zijn. Wanneer er beroep wordt gedaan op het Rode of Vlaamse Kruis dient het contract te worden toegevoegd aan de evenementaanvraag.

Bij evenementen met minimaal 1500 bezoekers of op vraag van de evenementencel zal er bijkomend een medische risicoanalyse van de FOD Volksgezondheid moeten ingevuld worden. De FOD Volksgezondheid zal een inschatting maken van de nodige inzet hulpverlening. Het is aan te raden dat deze opgevolgd wordt.

Bewaking

De evenementencel kan de inzet van security door een erkende firma opleggen. Als organisator kan je ook vrijwilligers inzetten worden voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten al dan niet gecombineerd met de inzet van een professionele bewakingsfirma.

Het aanvraagformulier kan je downloaden in je evenementaanvraag en dient ingevuld en gelijktijdig bezorgd te worden aan PZ.Aalst.Preventie@police.belgium.eu en spvcontrole@ibz.fgov.be.

Plannen

Opstellingsplan

Bij je een evenementenaanvraag moet je ook een opstellingsplan toevoegen. Dit is een op schaal getekende plattegrond van het evenement waarop alle elementen van de locatie worden aangeduid. Onderstaande opsomming geeft aan wat er op een opstellingsplan moeten ingetekend worden.

Afhankelijk van het evenement kan het zijn dat niet alles relevant is voor jouw opstellingsplan, of kan het zijn dat er nog zaken bijkomend toegevoegd moeten worden die specifiek jouw evenement aanbelangen.

• Afmetingen en oppervlakte van de ruimte
• Afmetingen van de in- en (nood)uitgangen
• Alle tijdelijke constructies zoals tent, toog, podium, springkasteel... met afmetingen
• Losse elementen zoals tafels, stoelen, terrasverwarmers...
• Brandblusmiddelen (brandblussers, branddeken...)
• Catering/foodtrucks
• Opslagplaatsen lege en volle gasflessen + afscherming
• Toiletten
• EHBO

Indien je een evenement organiseert op één van onderstaande locaties teken dan je plan in op de bestaande blanco plannen.

• Esplanade · Grote Markt · Hopmarkt Bomenplein · Hopmarkt Evenementenplein · Statieplein · Utopiaplein · Volksplein · Vredeplein · Werfplein

Een ander blanco plan nodig? Je kan steeds informeren of wij dit ter beschikking kunnen stellen.

Overzichtsplan

Voor grootschalige evenementen is het nodig dat een globaal overzichtsplan wordt toegevoegd aan je evenementaanvraag. Dit houdt in:

• Overzicht van alle locaties
• Parking
• WAY IN/WAY OUT hulpdiensten. Bij evenementen die doorgaan op het openbaar domein dient er steeds een doorgang van 4 meter te zijn om een vlotte doorgang voor de hulpdiensten te garanderen.
• Locatie evacuatie
• Omliggende straten
• Contactpersoon opvang hulpdiensten + gegevens
• Contactgegevens veiligheidscoördinator

Routeplan

De route die je gaat volgen bij een tocht, stoet e.d. moet je intekenen in je evenementaanvraag. Voeg zeker ook een stratenlijst met de volgorde van de straten.

Geluidsplan

Indien je een afwijking van geluid aanvraagt in je evenementaanvraag voeg dan zeker ook een geluidsplan toe met:

• Opstelling geluidsinstallatie
• Boxen
• Speelrichting

Wanneer je tijdelijke constructies plaats op je evenement, moeten alle documenten in orde zijn. Specifiek betekent dit dat je volgende zaken moet toevoegen aan je evenementaanvraag voor:

Foodtrucks

• Lijst foodtrucks
• Per foodtruck: document aanvraag ambulante handel, leurkaart, technische keuringen, verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (deze documenten dienen tevens bezorgd te worden aan de dienst Economie via economie@aalst.be)

Tenten (vanaf 50 m²)

• Bouwboek
• Document brandbestendigheid en windkracht
• Na opstelling: keuringsbewijs erkende firma

Springkasteel

• Conformiteitsattest

Pop-uphorecazaak

Iedereen die een pop-uphorecazaak wil starten op Aalsters grondgebied moet een aanvraag indienen in het evenementenloket. Die aanvragen dienen minstens 4 maanden voor opening te worden ingediend. De regels die gelden voor de uitbating van een pop-uphorecazaak kan je terugvinden in het convenant.

Wielerwedstrijden: procedure

Organiseer je een wielerwedstrijd die op Aalsters grondgebied vertrekt of door Aalst rijdt, dan moet je die aanvragen via het evenementenloket om de nodige vergunningen te verkrijgen. Iedere organisator dient op de hoogte te zijn van de wetgeving omtrent alle-terreinwedstrijden.

De aanvraag moet minstens 14 weken op voorhand worden ingediend. Het parcours laad je op via een GPX bestand in je evenementenaanvraag.

Welke documenten moet je toevoegen?

• Aanvraag van de vergunning
• Toelating van de Wielerbond
• Opsomming van de straten met aanduiding van gewestwegen in rood en provinciewegen in het blauw
• Verzekeringsattesten van de wielerwedstrijd
• Attesten volgwagens
  • Parcours < 5 km: drie volgauto’s
  • Parcours 5 – 10 km: vijf volgauto’s
  • Parcours > 10 km: aantal onbepaald
  • Wagens met groene en rode vlag zijn geen volgwagens.

Enkele tips

Loopt het parcours over een gewestweg? Dan moet je een aanvraag indienen bij het Agentschap Wegen en Verkeer, regio Oost-Vlaanderen.

Wat moet je indienen?

• Het volledige aanvraagdossier (zie hierboven)
• Schets met aanduiding van de seingevers en opstelplaatsen van de politie (opgemaakt door lokale politie)
• Gewestweg is in rood aangeduid op de schets
  • Loopt het parcours over verschillende regio’s, dan bezorgt het Agentschap Wegen en Verkeer dit aan het agentschap van de betrokken regio.
  • Agentschap Wegen en Verkeer levert een toestemming of weigering af.
  • Vanaf 01/09/2019 is er een nieuw Koninklijk Besluit in werking getreden. 

Seingevers

De lokale politie zal het aantal en de plaats van de seingevers bepalen. Vervolgens zal de aanvrager een formulier ontvangen dat ingevuld moet worden en minimaal 8 dagen op voorhand aan de burgemeester bezorgd worden.