Zaalverhuur

Reserveren betekent dat de factuur wordt opgemaakt. Wens je eerst meer info dan neem je best contact op. Een zaal reserveren kan ten vroegste 1 jaar op voorhand en ten laatste 1 maand voor aanvang. Last-minute reserveren is dus niet mogelijk.

Reserveren kan:

• via de UiTbalie in het Administratief Centrum (Werf 9, Aalst), openingsuren
• via het aanvraagformulier of via de webshop. Inloggen via de webshop geeft je meteen ook een zicht op de beschikbaarheid van de zalen.

Dit is afhankelijk van de zaal. Zowel verenigingen, bedrijven, als particulieren kunnen huren. De huurders worden opgedeeld in twee categorieën:

• Categorie A: (erkende) jeugd-, sport-, socio- culturele verenigingen, vzw's, buurtcomités.
• Categorie B: commerciële organisaties en particulieren.

Hoeveel kost het huren van een zaal?

De locaties (stadsscholen, polyvalente zalen...) kunnen per uur, per dagdeel en per dag gehuurd worden. Een dagdeel = max. 6 opeenvolgende uren, incl. opbouw en opkuis van het event zodat er 2 events/dag kunnen plaatsvinden.

De tarieven voor het huren van een zaal zijn afhankelijk van de categorie waartoe de huurder behoort én van de soort zaal die je wilt huren.

Info, prijzen en afspraken over de locaties vind je terug in het zaalverhuurreglement. Privé feesten kunnen enkel doorgaan in Baardegem of Nieuwerkerken.

Hieronder staan alle zalen in beheer van de stad. 

Wat is er inbegrepen in de prijs?

• De gehuurde ingerichte ruimte(s)
• Energieverbruik 
• Verzekeringen

Kosten voor de huurder

• Alle taksen
• SABAM en billijke vergoeding
• EHBO
• Bewakingsdiensten
• Bijkomende materialen
• Andere bijkomende kosten
• Geheel of gedeeltelijke inhouding van de waarborg
• Kosten bij annulering huur

Opmaak staat van bevinding

Bij het uitkiezen en huren van een zaal, maken de huurder en de zaalverantwoordelijke voor en na de activiteit samen de staat van bevinding op. Het is belangrijk dat je aanwezig bent op die afspraak. Bij afwezigheid tijdens die controles zullen de aard en de omvang van de eventuele schade door de stad éénzijdig worden bepaald. Bij het opmaken van een staat van bevinding gebeurt het volgende:

• alle zichtbare gebreken en beschadigingen worden genoteerd;
• na het ondertekenen, wordt de sleutel overhandigd door de zaalverantwoordelijke. 

Wat mag je niet doen in een gehuurde zaal?

• Activiteiten van anderen verstoren door eigen opbouw of afbouw.
• Ramen, deuren, liftdeuren en -wanden, muren, panelen of vloeren beplakken en beschilderen.
• Bijkomende constructies plaatsen of bewegwijzering aanbrengen zonder toestemming.

Op sommige locaties gelden bijkomende regels, specifieke van toepassing voor die zalen. Check zeker alle afspraken bij de zaalverantwoordelijke.

Wat ben je verplicht?

• Rust respecteren en geen lawaai meer na 22 uur.
• Tijdens de activiteit de uitgangen vrijhouden, de brandblusapparaten altijd goed zichtbaar houden en voorzichtig omspringen met apparaten, kabels en contactdozen.
• Na de activiteit de gehuurde ruimte(s) inclusief sanitair achterlaten zoals je ze hebt aangetroffen, d.w.z. in nette staat, met de standaardopstelling voor tafels en stoelen, uitgeschakelde verlichting en overige apparatuur.