Teamverantwoordelijk onthaal

Hieronder vind je een beknopte beschrijving van deze vacature. Raadpleeg de informatiebundel onderaan voor uitgebreide informatie.

Beknopte jobinhoud

Als teamverantwoordelijke Onthaal maak je deel uit van het thema Dienstverlening, dienst Klantencontacten (46 VTE).

De dienst Klantencontacten bestaat uit 3 teams:

• Team Burgerzaken (24 VTE)
• Team Onthaal (13,5 VTE)
• Team Coördinatie Klantencontacten (7,5 VTE)

De medewerkers van het team Onthaal staan in voor het eerste contact tussen de bezoeker/burger en de stadsadministratie.  Dit houdt zowel het fysiek onthaal van burgers aan de onthaalbalie en snelbalie in, maar ook het telefonisch onthaal via het callcenter waar alle telefoongesprekken van de burgers beantwoord worden.

Jouw belangrijkste uitdagingen:

• Je bent, vanuit je leidinggevende positie, verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen van je team.
• Je bewaakt mee de strategische principes rond dienstverleningsprocessen en bouwstenen.
• Je coacht medewerkers om optimale prestaties, betrokkenheid en verdere persoonlijke ontwikkeling te behalen. Dankzij jouw persoonlijke aanpak zorg je voor een evenwicht tussen tevreden medewerkers en een efficiënt georganiseerd team.
• Je bewaakt en draagt actief bij aan een uniforme, klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen het team volgens vastgelegde termijnen en intern opgestelde richtlijnen.
• Je staat in voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleert communicatie binnen het team zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn.

Jij...

• hebt een masterediploma of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Ook als laatstejaarsstudent kom je in aanmerking.
• hebt een goede kennis van MS office.
• staat in voor het ontwikkelen en motiveren van medewerkers. Je begeleidt hen in hun groei en geeft gericht feedback over hun functioneren. Je erkent hun kwaliteiten, stimuleert het nemen van initiatief door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en past je leiderschapsstijl aan hen aan.
• kan informatie integreren. Er komt dagelijks veel informatie op je af dus is het belangrijk dat je verbanden kan leggen tussen verschillende gegevens, alternatieven bedenken en sluitende conclusies kan trekken. Je kan ontwikkelingen vertalen naar kansen en deze omzetten in concrete plannen binnen jouw dienst.
• volgt actief ontwikkelingen in de materie van je team op, streeft voortdurend naar het optimaliseren van bestaande processen/procedures en/of het uitrollen van nieuwe processen/procedures.
• reageert rustig in stressvolle situaties en ga je weldoordacht te werk. Je ziet je prioriteiten helder: zowel voor jezelf als voor je team en je gaat constructief om met kritiek.
• bent sterk in samenwerken, zowel met je diensthoofd, als binnen de eigen dienst, als met andere stadsdiensten, bestuursorganen en relevante partners. Je gaat te rade bij partners zoals je diensthoofd of andere collega’s en wisselt informatie uit.

Stad Aalst...

• biedt je een gevarieerde job in een organisatie waar samenwerken, betrokkenheid, vertrouwen en klantgerichtheid centraal staan, want “Samen bergen verzetten, da’s klasse!”.
• heeft een voltijds contract van onbepaalde duur als teamverantwoordelijk Onthaal in de aanbieding waarbij je werkt in een systeem van flexibele of vaste arbeidstijd van 7.00 tot 22.00uur. Met hierbij een focus op aanwezigheid binnen de openingsuren van het administratief centrum: maandag tot en met vrijdag van 8.30 tot 14.30 uur en woensdag van 13.00 tot 20.30 uur. Werken in het centrum van Aalst, nl. het administratief centrum (adres: Werf 9).
• biedt je een loon binnen weddeschaal A1a-A2a (brutowedde tussen 3 714,32 EUR/ maand en 6 153,70 EUR/ maand). Relevante anciënniteit komt in aanmerking, zowel uit de openbare sector, privésector of als zelfstandige. De door jou ingediende tewerkstellingsattesten worden onderzocht en vervolgens wordt de relevante anciënniteit bepaald. 
• vult jouw loon verder aan met een aantrekkelijk pakket extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques en een fietspremie. Daarnaast voorzien we uiteraard alles wat je nodig hebt om jouw functie goed uit te oefenen (laptop, GSM met abonnement, , …)
• biedt je een hospitalisatieverzekering aan vanaf de indiensttreding indien je als contractuele medewerker een contract van onbepaalde duur krijgt. Bij een contract van bepaalde duur, krijg je een hospitalisatieverzekering na 1 jaar.
• voorziet een aantrekkelijke verlofregeling, waarbij je onmiddellijk recht hebt op verlof.
• biedt een divers pakket aan voordelen, daar lees je hier alles over.

Maar hoe solliciteer je nu?

• Solliciteren doe je via de knop 'Solliciteer nu' waar je tot en met 8 januari 2025 een recent cv en jouw diploma kan opladen. 
• Op 7 januari 2025 om 19.30 uur vindt er een vrijblijvende infosessie plaats in het administratief centrum (adres: Werf 9, 9300 Aalst). Tijdens de infosessie krijg je meer informatie over de dienst en de inhoud van de functie. Neem je graag deel aan deze infosessie? Stuur dan een e-mail naar jobs@aalst.be.
• Een sollicitatie bestaat uit:
  • Een online intakegesprek, dat plaatsvindt op 23 januari 2025.
  • Een assessment bij Fenix consulting, tussen 28 en 31 januari 2025.
  • Een mondeling gedeelte met voorbereidende opdracht dat plaatsvindt op 6 februari 2025.
• Om je goed voor te bereiden op een sollicitatie bij stad Aalst, vind je hier de beste sollicitatietips.

Blijf je toch achter met vragen?

Voor meer inlichtingen over de selectieprocedure kan je tussen 9u en 17u contact opnemen met Lisa Colman, recruiter via 0477 66 24 81 of via jobs@aalst.be.

Voor meer informatie over jouw kandidatuur kan je tussen 9u en 17u terecht bij Shani, dossierbeheerder via 053 72 33 04 of via jobs@aalst.be.

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kan je tussen 9u en 17u contact opnemen met Sofie Dauw, diensthoofd Klantencontacten via 053 72 30 91 of via sofie.dauw@aalst.be.