De Stad Aalst hecht belang aan de internationale uitstraling van de stad, aan goede internationale contacten en aan de realisatie van de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties. De Stad Aalst werkt daartoe samen met partners die hiertoe willen bijdragen door middel van kwalitatieve projecten waarbij zoveel mogelijk Aalstenaars betrokken zijn. Met dit subsidiereglement wil de Stad Aalst, binnen de grenzen van de daartoe voorziene jaarlijkse kredieten op de stadsbegroting, de initiatieven ondersteunen die een bijdrage leveren tot 6 doelstellingen.
Er kan per doelstelling een subsidie aangevraagd worden:
Doelstelling 1: De organisatie van een jaarlijks evenement op ons grondgebied en open voor het brede publiek, waarbij alle Aalsterse verenigingen, organisaties en scholen die culturele, educatieve en/of humanitaire initiatieven ontplooien in het buitenland, zich aan het brede publiek kunnen voorstellen: ondersteuning van maximaal één initiatief ten bedrage van maximaal 6 000 euro.
Doelstelling 2: Het organiseren van culturele en/of humanitaire initiatieven met verenigingen, organisaties of scholen in onze jumelagepartner Gabrovo (Bulgarije) en onze stedenbandpartner Worcester (Westkaap, Zuid-Afrika): ondersteuning van maximaal drie initiatieven ten bedrage van maximaal 2 500 euro elk.
Doelstelling 3: De organisatie van een jaarlijks evenement op ons grondgebied en open voor het brede publiek, waarbij de bezoekers kunnen kennismaken met traditionele folklore, dans en muziek uit diverse landen: ondersteuning van maximaal één initiatief ten bedrage van maximaal 5 000 euro.
Doelstelling 4: De ondersteuning van culturele verenigingen die zich in het buitenland willen manifesteren als ‘internationale ambassadeur van de stad Aalst’: maximaal drie dossiers ten bedrage van maximaal 2 000 euro elk.
Doelstelling 5: De ondersteuning van internationale uitwisselingen van leerkrachten en leerlingen waarbij Aalsterse scholen één van de partners zijn: maximaal twee dossiers ten bedrage van maximaal 3 000 euro elk.
Doelstelling 6: De ondersteuning van humanitaire projecten, georganiseerd door Aalsterse verenigingen of individuele Aalstenaars, die in het buitenland bijdragen tot de realisatie van de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties: maximaal vier dossiers ten bedrage van maximaal 2 000 euro elk.
Voorwaarden
Wie mag de subsidie indienen en op welke manier?
Enkel verenigingen, organisaties en scholen met hoofdvestiging of -zetel in Aalst en die een actieve lokale werking kunnen aantonen of individuele Aalstenaars specifiek voor doelstelling 6 kunnen een aanvraag indienen.
Een dossier kan enkel worden ingediend via het officiële digitale aanvraagformulier. Dit formulier moet volledig in het Nederlands worden ingevuld.
De aanvraag moet gebeuren in het kader van één van de zes specifieke doelstellingen zoals geformuleerd in bovenstaande beschrijving.
De aanvraag wordt ingediend bij de stafdienst Strategie en dit voor de jaarlijkse deadline van 15 april.
Een vereniging, organisatie, school of individuele Aalstenaars specifiek voor doelstelling 6 kan slechts één dossier per twaalf maanden indienen.
Alle correspondentie verloopt via de in het aanvraagformulier vermelde contactpersoon.
Inhoudelijke voorwaarden en beoordeling
Projectactiviteiten met een geheel of gedeeltelijk commercieel of privatief karakter, of die louter gericht zijn op fondsenwerving, komen niet in aanmerking.
Deze subsidies zijn niet cumuleerbaar met een andere financiële ondersteuning van de Stad Aalst. Projecten mogen ook reeds door andere overheden gesubsidieerd worden, maar de specifieke uitgaven waarvoor terugbetaling wordt gevraagd mogen vanzelfsprekend niet reeds door een andere subsidie gedekt zijn. Daarom moet bij de aanvraag van deze subsidie elke andere verkregen subsidie of subsidieaanvraag worden vermeld met het bedrag en de specifieke projectactiviteiten waarvoor deze werd verkregen of werd aangevraagd. Bij vastgestelde nalatigheid vervalt de subsidieaanvraag bij de Stad Aalst.
Na de jaarlijkse deadline van 15 april en op basis van art. 1, art. 2, art. 3.1 en art. 3.2 van het subsidiereglement worden de dossiers op hun ontvankelijkheid beoordeeld door de stafdienst Strategie. De aanvrager wordt gecontacteerd indien het dossier onvolledig is. De aanvrager heeft dan 10 werkdagen om het dossier te vervolledigen.
Elk ontvankelijk dossier wordt beoordeeld op 20 punten op basis van volgende criteria:
De mate waarin de activiteit bijdraagt tot het behalen van de specifieke Doelstelling (art. 1.1 van het subsidiereglement) waaronder het dossier is ingediend (max. 7 punten).
Het aantal Aalstenaars dat bij het initiatief betrokken is (max. 7 punten): minder dan 10 = 1 punt ; 11 tot 50 : 3 punten ; 51 tot 200 : 5 punten ; meer dan 200 : 7 punten.
De kwaliteit en de duurzaamheid van het initiatief (max. 3 punten).
De wijze waarop het initiatief bijdraagt tot een positief imago voor onze stad in het buitenland: (max. 3 punten).
Binnen elk van de zes doelstellingen worden de dossiers gerangschikt op basis van het behaalde aantal punten. Afhankelijk van het aantal beschikbare enveloppes binnen elke doelstelling, komen de hoogst gerangschikte dossiers in aanmerking voor ondersteuning. Een dossier dat niet minstens 12/20 haalt, kan niet worden ondersteund.
Een voorstel tot beoordeling van de ontvankelijk verklaarde dossiers wordt geformuleerd door een interne jury die bestaat uit een medewerker van de stafdienst Strategie, een medewerker van de Dienst Onderwijs en een medewerker van de Dienst Cultuur, Jeugd en Sport. De beoordeling door de medewerkers gebeurt onafhankelijk van elkaar en op basis van het puntensysteem zoals in 3.3. in het subsidiereglement. Enkel de geconsolideerde beoordeling telt.
Op basis van het geformuleerde voorstel beslist het College van Burgemeester en Schepenen van de Stad Aalst over de toekenning of weigering van de ondersteuning. De aanvrager wordt schriftelijk
op de hoogte gebracht van de beslissing, van de geconsolideerde puntenscore en van het totaal aantal indieners.
Procedure
Subsidie aanvragen
Vul voor 15 april het online aanvraagformulier Europese en internationale samenwerking in.
Je wordt gecontacteerd indien je dossier onvolledig is. Dan heb je 10 werkdagen om het dossier te vervolledigen. Zonder tegenbericht werd je subsidieaanvraag aanvaard en naar de jury doorgestuurd voor hun beoordeling.
De aanvrager wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing, van de geconsolideerde puntenscore van de jury en van het totaal aantal indieners.
Werkingsverslagen en financiële bewijsstukken indienen
Vul voor 15 november het online werkingsverslag Europese en internationale samenwerking in. Dit formulier staat dit jaar open van 1 juli tot 15 november.
Je wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van het finale subsidiebedrag dat zal worden uitgekeerd (ten belope van de aanvaarde bewijsstukken).
Bij goedkeuring en ten laatste twee maanden na het collegebesluit wordt het toegekende subsidiebedrag betaald.
Bewijsstukken
Uiterlijk op 15 november dient de projectverantwoordelijke het werkingsverslag en de financiële bewijsstukken in via het officiële digitale formulier op www.aalst.be.
Het werkingsverslag moet volledig en in het Nederlands worden ingevuld, met uitzondering desgevallend van facturen, kastickets, persartikels of mediabestanden uit het buitenland die ook in een andere taal kunnen worden aangeleverd, mits een Nederlandse vertaling in bijlage. Het dossier omvat minstens een verslag van de activiteit met foto’s, publiciteitsmateriaal, de afrekening en de kostenbewijzen. Voor bewijsstukken in een andere munteenheid dan de euro moet de aanvrager de gemiddelde wisselkoers vermelden.
De stafdienst Strategie controleert de financiële bewijsstukken. Bewijsstukken die niet relevant zijn voor het project, worden verworpen. Subsidies kunnen enkel toegekend worden ten belope van de aanvaarde bewijsstukken. De indieners worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het finale subsidiebedrag dat zal worden uitgekeerd.
Bedrag en wijze van uitbetaling
De ondersteuning kan nooit hoger zijn dan 50% van de totaal bewezen kosten en met een maximum zoals bepaald in artikel 1.1. (variërend naargelang de doelstelling).
De ondersteuning gebeurt door de terugbetaling van een aantal effectief gemaakte en bewezen relevante uitgaven. Enkel uitgaven die gemaakt zijn in het kader van een specifiek project komen in aanmerking. Het aangevraagde bedrag voor dranken en maaltijden mag maximaal één derde zijn van het totale gevraagde bedrag. Telecommunicatiekosten komen niet in aanmerking, met uitzondering van de kosten voor het ontwerpen of hosten van een website opgezet in het kader van de specifieke activiteit. Schenkingen aan derden komen niet in aanmerking voor terugbetaling.
Het opgegeven rekeningnummer voor de betoelaging is dit van een Aalsterse vereniging, organisatie of school. De rekening mag niet op naam van een natuurlijke persoon staan, tenzij de aanvraag gebeurt door een individuele Aalstenaar onder doelstelling 6.
Op basis van een degelijk gemotiveerde vraag kan het College van Burgemeester en Schepenen beslissen tot een voorschot. Het voorschot moet worden terugbetaald indien het dossier achteraf niet in aanmerking blijkt te komen voor ondersteuning.